Firma sekretær - Company secretary

En virksomheds sekretær er en ledende stilling i en privat virksomhed eller offentlig organisation. I store amerikanske og canadiske børsnoterede selskaber kaldes en firmasekretær typisk for en virksomheds sekretær eller sekretær . Virksomhedens sekretær er ansvarlig for en effektiv administration af en virksomhed, især med hensyn til at sikre overholdelse af lovgivningsmæssige og lovgivningsmæssige krav og for at sikre, at bestyrelsens beslutninger gennemføres.

Trods navnet er rollen hverken gejstlig eller sekretær . Virksomhedens sekretær sikrer, at en organisation overholder relevant lovgivning og regulering, og holder bestyrelsesmedlemmer orienteret om deres juridiske ansvar. Virksomhedens sekretærer er virksomhedens navngivne repræsentant på juridiske dokumenter, og det er deres ansvar at sikre, at virksomheden og dets direktører fungerer inden for loven. Det er også deres ansvar at registrere og kommunikere med aktionærerne , sikre, at der udbetales udbytte og føre virksomhedens regnskaber, f.eks. Lister over direktører og aktionærer, og årsregnskaber.

I mange lande har private virksomheder traditionelt været lovpålagt at udpege en person til en virksomheds sekretær, og denne person vil normalt også være et højtstående bestyrelsesmedlem.

Roller og ansvar

Virksomhedssekretærer i alle sektorer har ansvar på højt niveau, herunder ledelsesstrukturer og -mekanismer, virksomheders adfærd inden for en organisations lovgivningsmiljø, bestyrelse, aktionær- og kuratormøder, overholdelse af lovgivningsmæssige, lovgivningsmæssige og noteringskrav, uddannelse og induktion af ikke-direktører og forvaltere, kontakt med regulerende og eksterne organer, rapporter og cirkulærer til aktionærer/forvaltere, styring af personalegoder såsom pensioner og medarbejderaktier , forsikringsadministration og organisation, forhandling af kontrakter, risikostyring , ejendomsadministration og organisation og fortolkning af finansielle regnskaber .

Virksomhedssekretærer er den primære kilde til rådgivning om forretningsførelse, og dette kan spænde over alt fra juridisk rådgivning om interessekonflikter, gennem regnskabsrådgivning om finansielle rapporter til udvikling af strategi og virksomhedsplanlægning.

Blandt offentlige virksomheder i Nordamerika er rådgivning om corporate governance -spørgsmål en stadig vigtigere rolle for virksomhedssekretæren . Mange aktionærer, især institutionelle investorer, ser god selskabsledelse som afgørende for bestyrelsen og virksomhedens præstationer. De er ganske stærke i at tilskynde bestyrelser til at foretage hyppige corporate governance -anmeldelser og til at afgive skriftlige erklæringer om principper for god selskabsledelse. Virksomhedssekretæren er normalt administrerende direktør for at bistå direktører i disse bestræbelser, give oplysninger om andre virksomheders praksis og hjælpe bestyrelsen med at skræddersy principper og praksis for god selskabsledelse, så de passer til bestyrelsens behov og forventninger til investorer. I nogle virksomheder er virksomhedssekretærens rolle som rådgiver for god selskabsledelse blevet formaliseret, med en titel som Chief Governance Officer tilføjet til deres eksisterende titel.

I betragtning af de vigtige roller, virksomhedssekretæren spiller i erhvervslivet, kræver PLC'er og store virksomheder, at virksomhedssekretæren er passende uddannet, erfaren og fagligt kvalificeret til dette ansvar.

I Storbritannien kan virksomhedssekretæren være kvalificeret i kraft af undersøgelse og medlemskab af The Chartered Governance Institute (CGI), som er hovedkvalifikationen specifikt for virksomhedssekretærer. CGI er det organ, der er dedikeret til fremme og anerkendelse af professionel administration baseret på en kombination af studier på gradniveau, omhyggeligt undersøgt erfaring og sponsorering af to personer med professionel status. Kun en person, der er kvalificeret således, har ret til at blive udpeget som 'chartret sekretær' eller 'chartret virksomhedssekretær'. Fakultetet for sekretærer og administratorer, der blev grundlagt i 1930, er det andet selskab af virksomhedssekretærer i Det Forenede Kongerige og har nu stor vægt på ligestillingsarbejde og regeringsførelse, og dets medlemmer er udpeget som 'virksomhedssekretærer' eller 'certificerede offentlige sekretærer'. Det forventes, at virksomhedssekretærer i offentligt noterede virksomheder vil være fagligt kvalificerede gennem CGI, et af de chartrede faglige organer inden for regnskabsfag, eller have passende uddannelse og erfaring gennem et andet organ.

Malaysia

I Malaysia kræver selskabsloven 2016, at hvert selskab udpeger mindst én licenseret virksomhedssekretær. Virksomhedssekretæren skal udpeges inden for de første 30 dage efter inkorporering, eller der pålægges bestyrelsen en straf for at blive sortlistet. Virksomhedssekretærens ansvar omfatter følgende:

Forberedelse af bestyrelsesmøder og ordinær generalforsamling - Fra år 2016 i henhold til den reviderede selskabslov er generalforsamling ikke længere nødvendig for private aktieselskaber (Sendirian Berhad eller Sdn Bhd)
Indsendelse af årlige afkast til SSM (CCM på engelsk)
Ændringer af virksomhedens forfatning
Vedligeholdelse af lovpligtige dokumenter
Indsendelse af opdateringer til SSM om emner som ændringer af firmanavn eller adresse, udstedelse af aktier, ændringer i direktører, aktionærer osv.

Indien

I Indien regulerer "The Institute of Company Secretaries of India" (ICSI) erhvervet som virksomhedssekretærer. ICSI er et lovpligtigt fagligt organ, der har mere end 50.000 associerede medlemmer.

Chartered Secretaries er ansat som formænd, administrerende direktører og ikke-administrerende direktører samt ledere og virksomhedssekretærer. Nogle chartrede sekretærer er også kendt i deres egne virksomheder som virksomhedssekretærledere/ledere eller virksomhedssekretærdirektører.

Mange virksomhedssekretærer i nordamerikanske offentlige virksomheder er advokater, og nogle fungerer som deres virksomheds generaladvokat . Selvom dette kan være nyttigt i udførelsen af deres opgaver, kan det også skabe tvetydighed om, hvad der er juridisk rådgivning, beskyttet af privilegier, og hvad der er forretningsrådgivning.

Det Forenede Kongerige

Siden den 8. april 2008 har der ikke været et lovkrav om, at et privat selskab i Storbritannien skal have en virksomhedssekretær, medmindre andet fremgår af selskabets vedtægter . Hvis et privat firma ikke har en virksomhedssekretær, påhviler virksomhedens sekretariatsopgaver og ansvar selskabets direktører. Med stigningen i antallet af sociale virksomheder og samfundsinteressevirksomheder er der ofte efterspørgsel efter en virksomheds sekretær i frivillige og samfundssektorer samt almindelige private handelsselskaber. Et offentligt selskab i Storbritannien skal stadig have en formelt udpeget virksomhedssekretær.

Chartered Secretaries er de sjette bedst betalte medarbejdere i Storbritannien ifølge Office for National Statistics Annual Survey of Hours and Earnings (marts 2010).

Virksomhedssekretærens nøjagtige ansvar afhænger af virksomhedens størrelse og art, og der er ingen lovbestemt definition af, hvad disse er, men det indeholder generelt nogle eller alle følgende:

vedligeholdelse af virksomhedens lovpligtige registre;
ajourføring af optegnelserne i Companies House ;
vedligeholdelse af virksomhedens hjemsted ;
rådgive bestyrelsen om deres juridiske og virksomhedernes ansvar og spørgsmål om corporate governance ;
organisering af selskabets bestyrelsesmøder og årlige generalforsamlinger ;
referat af bestyrelsesmøder;
sikre virksomhedens overholdelse af juridiske forpligtelser
styring og opbevaring af virksomhedens journaler, f.eks. geninvesteringer, ejendom, lønning, forsikring, regnskab, beskatning ( moms , LØN , selskabsskat ); og
forbindelsen mellem virksomheden og dens interessenter og aktionærer

Singapore

I Singapore kræver selskabslovens § 171, at enhver virksomhed har en virksomhedssekretær, der skal have bopæl i Singapore. Sekretæren skal udpeges inden for de første 6 måneder efter inkorporering. Hvis virksomheden kun har én direktør, kan han eller hun ikke være virksomhedssekretær. Virksomhedssekretærens ansvar omfatter følgende:

Forberedelse af bestyrelsesmøder og generalforsamling
Indsendelse af årlige afkast til ACRA
Ændringer af virksomhedens forfatning
Vedligeholdelse af lovpligtige registre
Indsendelse af opdateringer til ACRA om spørgsmål såsom ændringer af firmanavn eller adresse, udstedelse af aktier, ændringer i direktører, aktionærer osv.

For offentlige virksomheder skal sekretæren være en registreret registreringsagent eller en kvalificeret person.

Bangladesh

Kina

I Kina skal hvert børsnoteret selskab have en bestyrelsessekretær. I henhold til artikel 124 i selskabslovgivningen i 2005 skal hvert børsnoteret selskab have en sekretær for bestyrelsen. Bestyrelsessekretærens ansvarsområder omfatter forberedelse af møder mellem aktionærer og bestyrelser, vedligeholdelse af selskabsregistre og aktionæroplysninger, behandling af videregivelse af oplysninger osv. Relevante noteringsregler i Kina præciserer yderligere, at bestyrelsessekretæren er en ledende stilling. Sådanne noteringsregler omhandler bestyrelsessekretærs opgaver i detaljer. I henhold til " Særlige bestemmelser fra statsrådet vedrørende aktionærers børsnotering og notering i udlandet ", " Vejledning til børsnoterede selskabers artikler", "børsnoteringsregler for Shanghai Stock Exchange" og "børsnoteringsregler for Shenzhen Stock Exchange ", bestyrelsens sekretær er klassificeret som den øverste ledelse. Fra disse noteringsregler er bestyrelsessekretæren eller sekretæren for bestyrelsen i Kina sammenlignelig med virksomhedssekretæren i mange andre lande.

Sydafrika

I Sydafrika skal alle offentlige og statsejede virksomheder udpege en virksomhedssekretær. Virksomhedssekretærens roller og ansvar er defineret i selskabsloven, nr. 71 af 2008 . For børsnoterede selskaber blev disse roller præciseret og udvidet af King IV -rapporten . Derudover skal almennyttige virksomheder, der frivilligt har vedtaget bestemmelserne om "udvidet ansvarlighed og gennemsigtighed" i selskabsloven, udpege en virksomhedssekretær, hvis rolle kan sammenlignes med en offentlig virksomhed.

Sri Lanka

I Sri Lanka kræver selskabsloven, nr. 07 af 2007 , at hvert registreret selskab har en virksomheds sekretær. En virksomhedssekretær skal være registreret hos instituttet for registrering af virksomheder for at fungere som en virksomheds sekretær. Berettigelse til at fungere som sekretær er;

Sri Lankas borger
En [advokat], en [autoriseret revisor] eller enhver efterspurgt person har fulgt et studieprogram af fagministeren
Ansøgere med over 20 års erfaring inden for virksomhedssekretærerne kan udnævnes efter et interview med registratoren for virksomheder.

Digitalisering af virksomhedssekretær

Virksomhedssekretærfirmaer har længe været etableret, og praksis er stadig stærkt afhængig af papirarbejde og våde blæksignaturer, når det kommer til bestyrelsesresolutions. På grund af den art er hele industrien stærkt afhængig af manuelle processer. I de senere år er en vis digitalisering begyndt at finde sted for at imødekomme yngre og moderne iværksættere. Vedtagelse af kunstig intelligens, eKYC, digital signatur, dokumentgenerator er blandt de funktioner, der er blevet set hos Cloud Company Secretary -virksomheder.

Languages

In other projects